ÉTAPES DE LA TRANSFORMATION
Voici une proposition d’étapes pour lancer sa transformation. Il tient à chaque entité d’adapter le Framework et son implémentation à son contexte.
Cadrage de la transformation
Afin de préparer le lancement de la transformation, il est nécessaire de faire le point sur le périmètre de départ et clarifier les attentes des différents acteurs.
1 - État des lieux
L’objectif de l’état des lieux est de :
- découvrir l’organisation et le fonctionnement actuels de l’entité,
- voir où elle en est dans la mise en place de l’agilité,
- cerner les enjeux de la transformation et les premières attentes vis à vis de l’accompagnement par un coach,
- se projeter dans la transformation agile de l’entité en s’assurant que les prérequis sont remplis ou planifiés.
Selon l’avancement de l’entité dans l’agilité, une mesure de son niveau de maturité via l’outil de Maturité peut être envisagée !
Les managers de l’entité et le coach ont réalisé des ateliers afin de faire l’état des lieux du fonctionnement, de l’organisation, etc. Le coach a rédigé un rapport d’étonnement.
Ensuite, afin de travailler à la réalisation des actions indispensables au lancement de la transformation de l’entité, les équipiers et les managers sont invités à suivre les formations “Initiation à l’agilité” et “Acculturation au Framework ArkéAgile”.
Enfin, les rôles principaux (Product Owner, Facilitateur Agile, Product Manager, Offreur Plateforme et Responsable de Release) ont été présentés.
2 - Contrat de coaching
Un coach est mis à disposition par le dispositif ArkéAgile afin d’accompagner cette transformation. Le contrat de coaching permet de clarifier les attentes des managers, fixer les responsabilités de chacun, aligner les objectifs du coaching et donner le cap de la transformation avant son lancement.
La transformation Agile est de la responsabilité de l’entité et de ses membres.
En adéquation avec la vision et objectifs de la direction, les responsables de département MOA, MOE, OPS, etc, et le coach ont réalisé des ateliers pour
recueillir les objectifs à long terme, fixer les attentes et les responsabilités de chacun. Ces informations ont été consolidées dans un document : le contrat de coaching.
Saison de lancement
Une transformation est cadencée en étapes appelées « Saison« . La première Saison permet d’initier la transformation.
1 - Création de la Factory
Une entité (département, service,…) peut conduire à la création de plusieurs Factories en fonction de sa taille et de ses Produits.
La première étape est de détourer l’organisation actuelle de l’entité et se projeter sur l’organisation cible (création de Factories découpées en Squads regroupant
les Produits de l’entité d’origine).
Une Factory embarque tous les acteurs qui participent activement et au quotidien à l’accroissement de valeur du Produit.
Inclure les équipes de TMA, les OPS, les Back-Office dès la création des Squads pour éviter de se retrouver avec des équipes trop grosses après coup.
Cette étape de cartographie cible se fait généralement de manière itérative, sur proposition des managers qui établissent une 1ère version de l’organisation cible.
Ont été clarifié : le périmètre, les Produits, la cartographie d’origine, etc, afin de construire une cartographie cible.
2 - Identification des rôles
Afin de se mettre en ordre de marche pour démarrer la transformation, il faut identifier et former les rôles principaux des différentes Squads (dont la Squad Synchronisation). Dans le Framework ArkéAgile, sont différenciés personnes et rôles, une personne pouvant endosser plusieurs rôles.
Retrouvez les différents rôles composant une Factory sur le Framework.
3 - Zoom sur la Squad Synchronisation
La Squad Synchronisation est une Squad transverse à la Factory. Elle est composés de différents rôles transverses à la Factory. Une de ses missions est de s’assurer du bon fonctionnement de la Factory.
Afin de faciliter votre organisation agile à l’échelle, il est conseillé de commencer par la création et l’attribution les rôles de cette Squad.
Retrouvez la description de la Squad Synchronisation sur le Framework.
4 - Formations spécifiques
Afin d’avoir une bonne dynamique, il est essentiel que chaque membre de la Factory joue son rôle et respecte les attendus vis-à-vis des autres rôles ; d’où l’importance de former les personnes à leur nouveau rôle.
5 - Clarification des objectifs de Squad
Tout comme le contrat de coaching qui a vocation de clarifier l’orientation de la transformation, il est important que chaque Squad identifie des objectifs partagés par tous ses membres.
Après avoir identifié les difficultés (points bloquants, actions à court terme) et les critères de succès de la transformation de la Squad (par exemple à l’aide d’un « Canva »), les objectifs et les premières actions à réaliser par la Squad ont été définis
6 - Mise en place de la gouvernance de la transformation
Durant cette saison de lancement, l’objectif est de préparer les futures saisons, notamment en termes de cadencement, de gouvernance et de suivi de la transformation.
Animation et suivi de la transformation de la Factory
- Lancement de Saison et bilan de Saison.
- Ateliers de coaching pour atteindre les objectifs de Saison.
- Événements opérationnels proposés par le Framework (coordination, démo, rétrospective, etc).
- Point de synchronisation hebdomadaire de la transformation (weekly).
- Comité de suivi des objectifs de la transformation (COSUI).
- Point d’information entre le coach et le management ou la Direction (point info).
Animation et suivi de la transformation de la Squad
- Ateliers de coaching pour atteindre les objectifs de Saison.
- Événements opérationnels proposés par le Framework (daily, affinage du backlog, planning, rétrospective, etc).
- Comité de suivi des objectifs de la transformation (COSUI).
La communication entre les différents acteurs est primordiale. Nous préconisons d’avoir notamment :
- Salons de discussion avec le management.
- Salons de discussion entre squads.
- Diffusion d’un document de suivi de la transformation (COSUI).
7 - Rationaliser la gestion des besoins et demandes
L’objectif est de clarifier le circuit des besoins et des demandes cibles, de connaître les possibilités offertes par l’outil JIRA, de définir une gestion des backlogs et de mettre en place un modèle de gestion des flux.
Il est conseillé de limiter le nombre de projets JIRA utilisés au sein de la Factory.
Illustration des étapes de rationalisation de la gestion des besoins et demandes réalisées au sein d’une Factory.
8 - Kick-Off (Lancement de la transformation)
Le principe du kick-off est de réunir tous les acteurs de la Factory pour présenter la feuille de route de la transformation et donner le GO à sa réalisation.
Exemple de déroulé réalisé par une factory :
- Introduction de la Direction
- Organisation de la Factory (présentation de la version 1 de la factory)
- Bénéfices du mode produit et de l’agilité
- Retour d’expérience
- Rôles au sein de la factory
- Objectifs à atteindre
- Prochaines étapes
- Ateliers en groupe :
- atelier urgences
- atelier objectifs
- atelier critères de succès
Transformation itérative
Après une officialisation du lancement de la transformation par un kick-off, celle-ci va se dérouler de manière itérative et va se fondre dans l’opérationnel de la Factory.
1 - Cadencement opérationnel & Saisons
L’objectif est d’inclure la transformation dans les futures Saisons opérationnelles de la Factory. Comment ? En considérant les objectifs de transformation comme des objectifs opérationnels.
- 1er cas de figure : s’il n’y a pas de saison opérationnelle avant le démarrage de la transformation, les Squads mettent en place des Saisons sous l’impulsion de la transformation.
- 2ème cas de figure : s’il y a déjà des saisons opérationnelles en place avant le démarrage de la transformation, les Squads intègrent la transformation à leurs Saisons opérationnelles.
Planifier les événements dans les Agendas permet de donner une vision à moyen terme et fixe l’objectif de cadencement.
2 - Contenu et objectifs d’une Saison
Initialement constitué des objectifs de maturité, le backlog va progressivement s’enrichir d’objectifs remontant du terrain (équipiers, partenaires,…), du management et de la boucle d’amélioration. Une saison (d’une durée 4 mois environ) regroupe des ateliers, des présentations et des mises en situation permettant d’atteindre le palier de maturité associé.
3 - Lancement et la clôture de Saison
Le lancement de Saison permet de définir et de partager les objectifs de la Saison.
La clôture de Saison permet de faire le bilan de la Saison, de réaliser une rétrospective et de faire le point sur sa maturité.
4 - Calcul et suivi de la maturité
L’avancement de la transformation doit être mesuré régulièrement. Une fin de Saison est l’occasion de faire cette mesure, de suivre l’évolution de la maturité de la Factory et de se projeter sur les prochaines étapes de la transformation.
ArkéAgile propose un outil s’adressant à tous les équipiers de la Factory : Maturité ArkéAgile. L’outil contient deux questionnaires, un pour la Squad Synchronisation adressant le niveau Factory et un pour les Squads. L’outil propose de s’évaluer sur 5 axes constitués de thématiques composées de critères par niveau de maturité. Le résultat de cette saisie est une vision « Sunburst » (cf schéma ci-contre).
5 - Indicateurs de suivi de la transformation
En plus de l’outil de maturité, d’autres indicateurs sont à définir pour suivre sa transformation. Chaque Factory doit travailler ses indicateurs. Nous conseillons au moins 3 d’entre eux : le niveau de satisfaction des équipiers et des managers ainsi que l’avancement des formations.
6 - Passage à l’échelle
Le principe du passage à l’échelle est de synchroniser les différentes Squads entre elles afin de fluidifier les travaux de la Factory. La Squad de Synchronisation orchestre ce passage à l’échelle.
Une fois la transformation intégrée au quotidien et le passage à l’échelle réalisé, l’organisation gagnera en efficacité.
7 - Boucle d’amélioration continue
Une fois la boucle d’amélioration continue mise en place, la Factory améliore son fonctionnement
d’itération en itération, de Saison en Saison. Tous les membres de la Factory participent à cette dynamique
en proposant des axes d’amélioration.
Les événement de Rétrospective de Squad et de Rétrospective de Factory du Framework, entre autres, y contribuent.
